Als Individuele Micro-ondernemer (MEI) geniet u van een aantal voordelen, zoals vereenvoudiging van bureaucratische en fiscale processen. Het is echter wel van belang dat de MEI op de hoogte is van haar verplichtingen. Eén daarvan is het uitreiken van facturen. In dit artikel bespreken we stapsgewijs het proces voor een MEI om facturen correct en efficiënt te versturen.
Waarom zou MEI facturen moeten uitreiken?
Het uitreiken van facturen is een fundamentele praktijk voor elk bedrijf, omdat het helpt bij het vastleggen en formaliseren van commerciële transacties. In het geval van MEI is de factuur noodzakelijk voor:
- Bewijs van de verkoop van producten of diensten: De factuur is het juridische document dat de commerciële transactie bewijst en de juridische zekerheid garandeert voor zowel de ondernemer als de klant.
- Voldoe aan uw belastingverplichtingen: Ook met de MEI-belastingvereenvoudiging is het belangrijk om aan uw belastingverplichtingen te voldoen. Als u geen facturen uitschrijft, kan dat leiden tot boetes en fiscale complicaties.
- Open deuren naar nieuwe zakelijke mogelijkheden: veel bedrijven en klanten doen liever zaken met leveranciers die facturen versturen, omdat dit aantoont dat zij zich inzetten voor legaliteit en transparantie.
Stap voor stap een MEI-factuur uitgeven:
- Registratie op het Ondernemersportaal: Voordat u uw eerste factuur kunt uitschrijven, moet u zich registreren als MEI op het Ondernemersportaal (http://www.portaldoempreendedor.gov.br/). Als u al een geregistreerd MEI bent, ga dan verder met de volgende stap.
- Toegang tot het Simples Nationaal Portaal: Toegang tot het Simples Nationaal Portaal (https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/) met uw CPF en wachtwoord.
- Factuur uitreiken: Klik op het Simples Nacional-portaal op de optie ‘Simei – Services’ en vervolgens op ‘Electronic Service Invoice – NFS-e’. Als u producten verkoopt, gebruik dan de optie “Elektronische enkelvoudige factuur – NFA-e”.
- Gegevens invullen: Vul de verplichte velden in, zoals klantgegevens, product-/serviceomschrijving, totale factuurbedrag en meer. Controleer of alle gegevens juist zijn en in overeenstemming met de wet.
- Factuur uitreiken: Nadat u alle velden hebt ingevuld, klikt u op “Uitgifte” of “NF genereren” (afhankelijk van het gebruikte systeem). De factuur wordt gegenereerd en is beschikbaar om te downloaden in PDF-formaat.
- Levering van de factuur aan de klant: Stuur de factuur naar uw klant zodra de bedrijfstransactie is afgerond. U kunt het per e-mail, afgedrukt op papier of op een andere met de klant overeengekomen wijze versturen.
- Factuur indienen: Bewaar een kopie van de factuur gedurende ten minste 5 jaar. Dit is belangrijk voor eventuele inspecties of om eerdere transacties te verifiëren.
Belangrijke tips:
- Raadpleeg de gemeentelijke wetgeving om te zien of er specifieke vereisten zijn voor het uitschrijven van een factuur in uw gemeente. Sommige regels kunnen namelijk variëren.
- Gebruik software voor financieel beheer of een online platform om het proces van het versturen van facturen te vereenvoudigen en een overzichtelijk transactieoverzicht bij te houden.
- Als u vragen hebt over het proces of begeleiding nodig hebt, kunt u contact opnemen met een accountant of een bureau voor ondernemersondersteuning.
Kortom, het uitreiken van facturen als MEI is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Het zorgt ervoor dat u voldoet aan de wet en biedt veiligheid voor u en uw klanten. Door het hierboven beschreven stapsgewijze proces te volgen en uw belastingverplichtingen strikt onder controle te houden, bent u op de goede weg naar succes als individuele micro-ondernemer.